Sie möchten den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren, Ihre Daten digitalisieren oder erfahren, wie Sie zum papierlosen Büro gelangen? In diesem Artikel haben wir einige Schritte ausgewählt, die sehr nützlich sein können, um ein papierloses Büro zu erreichen.
In diesem Artikel werden zudem relevanten Informationen rund um das Papier und dessen Minimierung aufgezählt, zudem was genau für das papierlose Büro notwendig ist, welche Hardware Sie dafür benötigen und wie ein Prozess für die Umsetzung des papierlosen Büros letztlich aussehen kann, so wie Sie Ihre Daten im Unternehmen in den Griff bekommen.
Technologie wird immer schneller und schneller
In einer Zeit, in der die Technologie uns dazu gebracht hat, die Welt über unser Smartphone zu kontaktieren, ist es weniger sinnvoll, dass wir bei vielen unserer täglichen Aktivitäten noch immer Papier verwenden.
Heute sind wir den Umgang mit digitalen Inhalten (Musik, Fotografie, Fernsehserien) gewohnt, aber die Digitalisierung von Dokumenten ist im Arbeits- und Geschäftsumfeld noch nicht weit verbreitet. Heutzutage haben fast alle Unternehmen Zugang zu Computern und mobilen Geräten, warum füllen wir dann unsere Büros weiterhin mit Papier?
Die wesentlichen Gründe für die weitere Verwendung von Papier liegen in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung. Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten.
Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.
Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit wie der Notwendigkeit von HomeOffice durch Corona ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.
Warum sollten Sie den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren?
Das papierlose Büro ist ein Ziel, das immer mehr Unternehmen sicherlich zu erreichen versuchen und bietet viele Vorteile, die über Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens hinausgehen.
Es wird geschätzt, dass ein Mitarbeiter, der insgesamt zwei Stunden mit Dokumenten verbringt, durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht (Umweltbundesamt Daten). Aus diesem Grund ist es wichtig, Lösungen und Tools zu verwenden, die sowohl den Zugriff, die Verwaltung als auch die Lokalisierung von Informationen verbessern. Jede Änderung des Geschäftsprozesses braucht jedoch Zeit und erfordert eine schrittweise Änderung der Unternehmenskultur. Neben den positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung des Geschäftspapierverbrauchs bietet die Digitalisierung von Dokumenten und der Unternehmensdaten viele weiteren Vorteile.
Hier werden einige Vorteile der Digitalisierung aufgezählt:
Mehr Effizienz im Dokumentenmanagement, indem Software genutzt wird
Informationen des Unternehmens sind leichter zugänglich und es ist einfacher, die Herkunft digitaler Dokumente nachzuvollziehen und zu wissen, wer sie wann geändert hat – der erste Schritt für ein papierloses Büro.
Höhere Informationssicherheit durch Einsatz von Software mit Datenbank Speichersystem
Die Sicherheit digital gespeicherter Informationen ist der Sicherheit von Dokumenten, die auf Papier archiviert werden, weit überlegen. Achten Sie darauf keine Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, denn Cloud-basierte DMS-Lösungen und DMS Software sind eine Sicherheitslücke.
Vergessen Sie dabei nicht den wichtigsten Faktor – Sie sind bei Nutzung eines Cloud-basierten Systems vollständig vom Anbieter abhängig. Kommt es somit beim Anbieter selbst beispielsweise zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzlichen Kosten resultieren. Sollte dabei noch ein Hacker Angriff in Frage kommen, so gelangen all Ihre Daten in Händen fremder Personen. Das ist doch alles andere als Sicherheit in Bezug auf Unternehmensdaten?
Abhängigkeit in Sachen Datenschutz vom Cloud-basierten DMS Provider
Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor.
Kostenreduzierung
Die Dokumenten Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kostensenkung Ihres Unternehmens aus, nicht nur, weil Sie nicht mehr so viel Papier kaufen, sondern auch, weil Sie Druckerwartung und den Kauf von Tinten und Ersatzteilen sparen.
Zusätzlich unter dem Strich, sobald Sie digitale Daten einsetzen, arbeiten Ihre Mitarbeiter viel effizienter im Büro und investieren die wertvoll gewonnene Zeit sinnvoll und zielgerichtet in das Unternehmen.
Platzoptimiert arbeiten
Die deutliche Reduzierung des Speicherplatzes durch Digitalisierung und/oder Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu saubereren und aufgeräumten Büros.
Bemerkenswerte Verbesserung der Arbeitsumgebung bei den Mitarbeitern
Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Dokumente durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software zu digitalisieren, erhalten im Gegenzug große Vorteile, wie zum Beispiel:
- Größerer freier physischer Platz
- Schnellere Dokumentensuche
- Bessere Organisation der Dokumentation
- Was zu weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten und weniger Stress führt.
- Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
- Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung
- Produktivität Ihres Unternehmens steigt
- Und das wichtigste ist dabei – Sie sind auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.
Welche Schritte müssen Sie befolgen, um den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren?
Wir haben Ihnen ein Paar Schritte aufgelistet, welche Sie auf den Weg zum papierlosen Büro begleiten werden:
Schritt 1: Wählen Sie eine Strategie und analysieren Ihre Abläufe und Abläufe Ihrer Mitarbeiter
Möglicherweise möchten Sie alle vorherigen Dokumente scannen und digitalisieren oder ab einem bestimmten Datum auf ein papierloses Büro / System umstellen sowie digitale Daten einsetzen, um in Zukunft fortzufahren und effizient zu arbeiten. Die erste Option erfordert mehr Zeit und Ressourcen. Idealerweise entscheiden Sie mit Ihrem Team, wie Sie elektronische Akten organisieren und einen kontinuierlichen Scanprozess Schritt für Schritt einrichten, damit alle zukünftigen Dokumente digitalisiert werden.
Schritt 2: Weisen Sie ein Budget zu und denken über neue Hardware nach
Wenn Sie sich für eine Art Übergang zu einem papierlosen Büro entschieden haben, müssen Sie als zweites das Budget Ihres Unternehmens für dieses Projekt berücksichtigen.
Wie viel wird die Umstellung kosten? Welche Vorteile habe ich davon? Denken Sie, dass Sie den Speicherplatz auf Ihrem Computer erhöhen müssen oder sollten Sie lieber dabei auf einen dedizierten Server oder ein externes NAS System setzen? Müssen Sie weitere Scanner kaufen? Was wird das kosten? Das Budget sollte all diese Ausgaben beinhalten.
Schritt 3: Entscheiden Sie, wo die Informationen gespeichert werden sollen
Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?
Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben, um Brand, Raub usw zu vermeiden jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.
Diese Auswahl hängt von Ihren Bedürfnissen, Ihrer Arbeitsweise und den Ressourcen Ihres Unternehmens ab.
Unser Tipp: Nutzen Sie keine externe Cloud, denn der Einsatz einer Cloud ist nie sicher. Wir pflegen immer zu sagen – die Cloud ist der Speicherplatz von jemanden anderen. Sie möchten doch nicht Ihre ganzen Informationen und somit Ihr wertvollstes Gut in Hände fremder Menschen legen, oder?
Schritt 4: Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen
Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.
Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten. Auch hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche Workshops auf unserem YouTube-Kanal sowie weitere Artikel, die Ihnen helfen, effizienter und gesetzeskonformer zu arbeiten.
Fazit digitaler Transformation
Ein modernes und effizientes papierloses Büro ist für viele Unternehmen keine Übernachtleistung, aber auch keine Utopie. Um die Digitalisierung Ihrer Dokumente endgültig zu erreichen, müssen Sie Richtlinien zur Papierreduzierung festlegen und Lösungen finden, um alles loszuwerden, was Sie nicht mehr benötigen.
Dokumentenmanagement Software von PaperOffice kann Sie bei der Digitalisierung von Dokumenten und Umsetzung eines papierlosen Büros unterstützen. DMS Lösungen sind Komplettlösungen, die eine durchgängige Infrastruktur anbieten. Dadurch werden Geschäftsprozesse transparent abgebildet, Workflows können digital durchgeführt werden und alle wichtigen Informationen sind einfach einsehbar.
Dank der DMS-Lösungen sind Sie außerdem in der Lage, digitale Dokumente und Inhalte revisionssicher zu verarbeiten und sicher aufzubewahren, um sich beispielsweise Ärger bei Betriebs- und Steuerprüfungen zu ersparen.
9 Tipps damit es mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert
Kurzum, es geht um die Digitalisierung im Unternehmen verschiedenster Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Belege, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, also allem, was auf Papier steht. Dazu kommt nicht nur das Papier auf der Vergangenheit, sondern auch das zukünftig kommende Papier in Frage.
Auch im papierlosen Büro ist Kommunikation ein relevanter Partner. Rechtlich müssen Sie sich keine Sorgen machen, nur ein Paar „Feinheiten“ beachten. Bestimmte Dokumente samt Ordnerstruktur und im PDF-Format können problemlos als selbsttragendes Archiv an den Steuerberater oder Kollegen übergeben werden – mit wenigen Mausklicks ist das erledigt.
Damit das Projekt „papierloses Büro“ umgesetzt werden kann, haben wir 9 Tipps zusammengefasst, die unbedingt befolgt werden sollten.
Tipp Nr. 1- Analysieren Sie genau die Abläufe Ihrer Firma
Wenn Sie sich mit dem Thema befassen, sollten Sie gründlich Ihre Abläufe analysieren um digitale Abläufe ebenfalls zu verwirklichen. Dies kann Tage aber auch Wochen dauern. Als nächsten Schritt ist es dabei wichtig beide Seiten zu analysieren, damit werden eingehende Dokumente und Abläufe, sowie ausgehende gemeint. Auch interne Protokolle oder Notizen müssen berücksichtigt werden.
Wir empfehlen immer nach der Einführung eines DMS – machen Sie keinen grossen Schnitt in die Welt der Digitalisierung. Stellen Sie nach und nach Ihre Mitarbeiter bzw. Abteilungen auf das DMS System bzw. das papierlose Arbeiten um. So werden Ihre Mitarbeiter nicht in Panik geraten und können sich langsam daran gewöhnen.
Tipp Nr. 2- Gute Hardware ist entscheidend
Wenn Sie den Umstieg in ein papierloses Büro realisieren möchten, sollten Sie bei der Hardware nicht sparen. Datenbankeinrichtung lokal, Einsatz von NAS Geräten oder dedizierter Server – entscheiden Sie Schritt für Schritt was für Sie in Frage kommen würde. Beantworten Sie diese und Sie sind dem papierlosen Büro einen weiteren Schritt näher. Nutzen Sie keine Cloud-Lösungen, denn die Cloud bietet keine Informationssicherheit und die Speicherung in einer Cloud ist nicht DSGVO konform.
Tipp Nr. 3- Ordnerstruktur
Eine gut durchdachte Ordnerstruktur ist das A und O, um sich nach der Umstellung leicht wiederzufinden.
Organisieren Sie Ihre digitale Ordnerstruktur ganz einfach nach Ihrer bestehenden „realen Ordnerstruktur“, schauen Sie sich einfach im Büro um und duplizieren Schritt für Schritt Ihr vorhandenes Regal mit den Ordnern.
Tipp Nr. 4- Vorhandene Dokumente einscannen
Bereits in Papierform vorhandene Dokumente werden am besten eingescannt und digital archiviert. Nutzen Sie einen Multifunktionsdrucker/Scanner zum Einscannen sowie Verzeichnisüberwachung oder Massenarchivierung für grosse Dokumentenmengen. Nutzen Sie im papierlosen Büro einen Scanner mit OCR-Funktion, so wird das DMS System den Text ganz einfach auslesen und spart noch mehr Zeit bei der Archivierung.
Tipp Nr. 5- Dokumente digital gestalten
Verzichten Sie soweit es geht von nun aus auf Papier: Besprechungen, Protokolle, Eingangspost, Ausgangsrechnungen und Notizen können direkt in PaperOffice angelegt werden. Aufgaben sowie Workflows werden ebenfalls digital realisiert.
Tipp Nr. 6- Ausdrucken der Dokumente vermeiden
Das dafür aufgewendete Material und die Arbeitszeit kosten Geld, das Sie sinnvoller einsetzen können. Bereits digital vorhandene Dokumente können im Netzwerk freigegeben werden oder an dritte Personen passwortgeschützt versendet werden.
Oder legen Sie eine Emailadresse dank der DropMail Funktion an, auf welche Ihre Kunden Ihnen nur Rechnungen zukommen lassen sollen, wie beispielsweise mueller.rechnung_eingang@paperoffice-mail.com und archivieren somit alles automatisch in Ihrem vorgesehenen Ordner.
Hilfreiches YouTube Tutorial finden Sie hier:
Tipp Nr. 7- Setzen Sie ab jetzt in Ihrem Unternehmen auf Automatisierung
Dank der intelligenten KI-Erkennung können wichtigste Dokumentdaten im Dokument intelligent erkannt, extrahiert und zur Verschlagwortung verwendet werden.
Das spart Zeit und somit Geld.
Tipp Nr. 8- Konsequent bleiben
Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.
Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.
Tipp Nr. 9- Fazit
Betriebliche Prozesse werden von nun an transparent und nachvollziehbar.
Die Software PaperOffice speichert Ihre elektronischen Dokumente mit Bezug auf zugrunde liegenden Vorgang und zusätzlicher Dokumenten Verschlagwortung. Auf diese Weise bringt das papierlose Büro nur Vorteile für Ihr Business, Sie können dank PaperOffice Ihre Kundenbeziehungen transparenter gestalten. Jeder Vorgang wird auf die eine oder andere digitale Art gelöst, digitale Workflows und Automatisierung helfen Ihnen dabei.
Es spart Zeit und Arbeit und erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse. Nutzen Sie doch alle Vorteile für ein papierloses Büro.
Podcast– zum papierlosen Büro jetzt anhören
Unser Podcast hier direkt anhören:
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